Jak wystawić fakturę VAT klientowi krok po kroku? (Poradnik Freelancera)

Wykonałeś świetną pracę, klient jest zadowolony z przesłanych plików i prosi Cię o dokument, na podstawie którego będzie mógł dokonać płatności i zaksięgować koszt. Jeśli nie prowadzisz własnej działalności gospodarczej, z pomocą przychodzi m4e.network.

Nasz wirtualny parasol prawny pozwala na błyskawiczne przekształcenie Twojej pracy w legalną e-Fakturę VAT dla klienta.

W tym artykule skupimy się na procesie zwanym u nas „Nowa Proforma”, który stosuje się w momencie, gdy praca została już wykonana i zaakceptowana przez klienta (w modelu Post-Paid). Zobacz, jak w 3 minuty wygenerować dokument, który zapewni Ci szybką wypłatę środków.

Formularz „Nowa Proforma” – wszystko na jednym ekranie

W przeciwieństwie do przestarzałych systemów, które zmuszają Cię do klikania przez dziesiątki stron, w m4e.network cały proces zamknęliśmy na jednym, przejrzystym ekranie.

Aby rozpocząć, zaloguj się do swojego Pulpitu Partnera, przejdź do zakładki Faktury i w prawym górnym rogu kliknij zielony przycisk „+ Nowa proforma”.

Zobaczysz kreator dokumentu, który musisz uzupełnić z góry na dół. Oto co oznaczają poszczególne pola:

1. Typ Proformy i Wystawca

Na samej górze systemu widzisz pod jaką marką (np. pseudonimem) aktualnie operujesz (np. Wystawca: OnlyFences). W polu Typ Proformy domyślnie zaznaczona jest opcja Standardowa (Płatność jednorazowa).

2. Dane Nabywcy i Powiązania

W tej sekcji określasz, do kogo trafi dokument:

• Nabywca: Rozwiń listę i wybierz firmę swojego klienta. (Uwaga: Jeśli to nowy klient, musisz najpierw dodać jego dane i numer NIP w zakładce Baza Klientów).
• Seria numeracji: System automatycznie przypisze kolejny numer do Twojego dokumentu (np. PF/OF/Proforma).
• Projekt (opcjonalnie): Jeśli praca była realizowana w ramach większego zlecenia, które wcześniej założyłeś w systemie, możesz powiązać tę fakturę z konkretnym projektem. Pozwoli to utrzymać idealny porządek w raportach i budżetach.

3. Terminy i Płatność

• Data wystawienia i data sprzedaży ustawiają się automatycznie na dzień dzisiejszy (system m4e zabezpiecza Cię przed błędami księgowymi w datach).
• Termin (dni): Wpisz, ile dni dajesz klientowi na uregulowanie przelewu (np. 7 lub 14 dni).
• Możesz też zaznaczyć opcję Nie wysyłaj e-maila, jeśli chcesz wygenerować dokument tylko do podglądu, ale standardowo zostawiamy ją odznaczoną, aby automat sam wysłał wiadomość do klienta.

4. Co dokładnie sprzedajesz? (Opis i Pozycje)

To najważniejsza część z punktu widzenia prawa autorskiego.

• Krótki opis zlecenia: Masz do dyspozycji 200 znaków. Opisz krótko, co jest przedmiotem zlecenia (np. Stworzenie 3 grafik na profil Facebook lub Testowe zlecenie). Ten opis będzie widoczny dla klienta na dokumencie.
• Pozycje dokumentu: Tutaj tworzysz właściwe pozycje na fakturze. Wybierz nazwę usługi (np. Produkcja Płotów), wpisz ilość i określ Cenę Netto.
• Ważne zabezpieczenie: System m4e.network dba o podatki, dlatego stawka VAT (23%) jest zablokowana i wyliczana całkowicie automatycznie.

Podsumowanie i Wystawienie!

Spójrz na prawy dolny róg ekranu. System automatycznie przeliczył Twoje pozycje i pokazuje wyraźnie Wartość Brutto oraz kwotę DO ZAPŁATY (np. 1660.50 PLN).

Jeśli wszystkie kwoty się zgadzają z Twoimi ustaleniami z klientem, kliknij duży, zielony przycisk „Wystaw Proformę”.

Gotowe! Co dzieje się dalej? Twój klient w ułamku sekundy otrzymuje na maila piękny dokument z Twoim logo. Gdy kliknie przycisk szybkiej płatności i opłaci proformę, nasz system wygeneruje dla niego docelową Fakturę VAT, a wypracowane przez Ciebie środki trafią natychmiast do Twojego Portfela, skąd będziesz mógł je bezpiecznie wypłacić na swoje konto!