Nie doszła do mnie faktura VAT po opłaceniu proformy – co zrobić? (Poradnik)

Opłaciłeś dokument przedpłaty za usługi freelancera, środki zniknęły z Twojego konta, ale docelowa e-Faktura VAT wciąż nie pojawiła się na Twojej skrzynce mailowej? Doskonale wiemy, że w biznesie i księgowości czas to pieniądz, a brakujące dokumenty potrafią wywołać niepotrzebny stres.

System rozliczeniowy m4e.network generuje i wysyła faktury VAT w pełni automatycznie, natychmiast po zaksięgowaniu wpłaty. Jeśli jednak dokument do Ciebie nie dotarł, najprawdopodobniej zadziałała blokada techniczna. Oto 3 szybkie kroki, które pozwolą Ci odzyskać brakującą fakturę w kilka minut.

Krok 1: Przeszukaj foldery Spam i Oferty (Filtry pocztowe)

To najczęstsza przyczyna problemu. Skrzynki pocztowe (zwłaszcza te firmowe o wysokich zabezpieczeniach lub popularny Gmail) bywają nadgorliwe. Systemy te często traktują wiadomości z załącznikami PDF (lub linkami do pobrania) wygenerowane przez automatyczne systemy księgowe jako niechciane wiadomości.

• Co musisz zrobić? Zaloguj się na swoją pocztę i dokładnie sprawdź foldery takie jak Spam, Oferty, Inne lub Powiadomienia.
• Wskazówka na przyszłość: Aby uniknąć tej sytuacji przy kolejnych zleceniach, poproś swojego administratora IT o dodanie domeny @m4e.network (lub innej używanej przez nas do wysyłki) do tak zwanej białej listy (wyjątków zaufanych nadawców).

Krok 2: Poproś freelancera o pobranie duplikatu

Platforma m4e.network daje pełną kontrolę nad dokumentami osobie zlecającej – czyli Twojemu freelancerowi. Jeśli e-mail z fakturą bezpowrotnie przepadł w odmętach internetu, nie musisz czekać na reakcję naszej infolinii. Twój wykonawca ma do niej dostęp 24/7!

Co powinien zrobić freelancer?

1. Loguje się do swojego wirtualnego Pulpitu Partnera w systemie m4e.network.
2. W lewym menu bocznym klika w zakładkę Faktury.
3. Na samej górze ekranu przechodzi do sekcji Faktury VAT, gdzie znajduje się wirtualne archiwum wszystkich opłaconych dokumentów.
4. Odszukuje dokument wystawiony na dane Twojej firmy, pobiera plik PDF na swój dysk i po prostu przesyła go Tobie bezpośrednio na maila lub komunikator.

To najszybsza i najskuteczniejsza metoda odzyskania dokumentu księgowego!

Krok 3: Bezpośredni kontakt z Biurem Obsługi m4e

Jeśli sprawdziłeś folder Spam, a Twój freelancer z jakiegoś powodu nie może w danej chwili zalogować się do panelu i pobrać dla Ciebie faktury – jesteśmy tu, aby pomóc.

Nasz dział wsparcia ma stały wgląd w system księgowy. Przygotuj:

• Numer opłaconej faktury pro forma (np. PF/OF/…).
• NIP Twojej firmy, z którego realizowano przelew.

Skontaktuj się z nami poprzez oficjalny formularz na stronie lub odpisz na wiadomość e-mail, w której otrzymałeś oryginalną proformę. Nasz zespół zweryfikuje płatność i niezwłocznie wygeneruje duplikat faktury VAT prosto na Twój adres.