Otrzymałeś fakturę pro forma? Dowiedz się, do czego służy ten dokument (Poradnik B2B)

Rozpocząłeś współpracę z jednym z naszych freelancerów, ustaliliście zakres prac, a na Twoją skrzynkę pocztową trafiła wiadomość z załącznikiem zatytułowanym „Faktura Proforma”. Jeśli zastanawiasz się, dlaczego nie jest to od razu standardowa faktura VAT i co powinieneś z nią zrobić, jesteś w odpowiednim miejscu.

W m4e.network stawiamy na przejrzyste i bezpieczne rozliczenia biznesowe. Poniżej krok po kroku wyjaśniamy, jaką rolę w naszym systemie odgrywa proforma i jak dzięki niej zyskujesz pewność idealnego porządku w dokumentach księgowych.

Co kryje się pod pojęciem „Faktura Pro Forma”?

W świecie biznesu proforma to dokument pełniący rolę oficjalnej oferty handlowej oraz zaproszenia do uregulowania płatności. Jej zadaniem jest szczegółowe podsumowanie Waszych ustaleń z wykonawcą.

Dzięki niej możesz czarno na białym zweryfikować, za co dokładnie płacisz i w jakiej kwocie, zanim transakcja zostanie ostatecznie sfinalizowana w systemie podatkowym. Traktuj ją jako wersję zapowiedziową Twojego docelowego dowodu zakupu.

Proforma a Faktura VAT – na czym polega różnica?

Z wizualnego punktu widzenia oba dokumenty są do siebie bardzo podobne. Kluczowa różnica tkwi jednak w ich statusie prawnym:

• Brak skutków podatkowych: Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym. Nie generuje ona po Twojej stronie obowiązku uiszczenia podatku, ani nie stanowi podstawy do odliczenia VAT-u przez Twoją księgowość.
• Cel dokumentu: Proforma pozwala na bezpieczne dokonanie przedpłaty za usługi. Dopiero po jej opłaceniu otrzymujesz pełnoprawną Fakturę VAT, którą wpinasz w koszty firmy.

Dlaczego m4e.network opiera się na proformach?

Zastosowanie tego rozwiązania to ukłon w stronę Twojego działu księgowości. Inicjatorem rozliczenia jest freelancer, a my – jako platforma parasolowa – chcemy wyeliminować ryzyko jakichkolwiek błędów.

• Elastyczność i brak korekt: Literówka w nazwie Twojej spółki? Niewłaściwy adres firmy? Błąd na fakturze VAT oznacza konieczność wystawiania uciążliwych Not Korygujących. Błąd na proformie nie znaczy nic – wykonawca może ją edytować i wygenerować nową w zaledwie kilka sekund.
• Potwierdzenie intencji: Kiedy opłacasz proformę, dajesz nam i freelancerowi wiążący sygnał, że akceptujesz przedmiot zlecenia i jego wycenę.

Kompletne dane (Tak, u nas znajdziesz NIP!)

W przeciwieństwie do wielu innych systemów na rynku, dokumenty generowane przez m4e.network są od razu kompletne. Na przesłanej proformie znajdziesz m.in.:

• Wyraźną sygnaturę dokumentu (np. PF/OF/002/…).
• Dane spółki m4e.network jako wystawcy dokumentu.
• Twoje pełne dane nabywcy, włącznie z numerem NIP. Dzięki temu od razu wiesz, że dokument został przygotowany prawidłowo.
• Przejrzystą tabelę zawierającą nazwę usługi, stawkę netto, systemowo zabezpieczoną kwotę VAT oraz ostateczną wartość brutto do zapłaty.

Co zrobić dalej?

Proces jest banalnie prosty. Jeśli sprawdziłeś dokument i wszystko się zgadza, użyj widocznego przycisku „Przejdź do płatności online”.

Gdy tylko Twój przelew zostanie zaksięgowany na naszym koncie, system m4e.network automatycznie uruchomi procedurę księgową. W ciągu kilku chwil na Twój adres e-mail trafi ostateczna e-Faktura VAT, gotowa do przekazania do Twojego biura rachunkowego.